Pozbądź się emocji związanych z outsourcingiem IT w Twojej firmie dzięki strategicznemu podejściu, które uwzględnia podstawową działalność, procesy i powody, dla których warto zlecić outsourcing.
Decyzja o outsourcingu funkcji IT nie zawsze jest łatwa. Z jednej strony niektórzy pracownicy mogą się obrazić, czując, że decyzja ta jest komentarzem do ich umiejętności lub pracy. Z drugiej strony, inni mogą poczuć ulgę, że mogą "przekazać" szczególnie uciążliwy problem.
Jednak w dobrze przeprowadzonym outsourcingu nie chodzi o żadną z tych kwestii. Outsourcing IT nie powinien dotyczyć jakości pracy pracowników ani "naprawiania" problemów. Zamiast tego powinien zajmować się wypełnianiem luk, aby pracownicy IT mogli łatwiej wykonywać swoją pracę, co pozwoli reszcie firmy skupić się na podstawowej działalności i usprawnianiu procesów w celu osiągnięcia długoterminowego sukcesu.
W tym poście przyjrzymy się głębiej tym powodom, dla których warto zlecić funkcje IT na zewnątrz. Następnie zastanowimy się nad oczekiwaniami wobec projektu outsourcingowego i podamy kilka końcowych wskazówek, dzięki którym zaangażowanie w outsourcing zakończy się sukcesem.
Outsource'ować czy nie outsource'ować?
Outsourcing to cenne narzędzie, które warto mieć w swoim zestawie narzędzi IT. Może pozwolić pracownikom skupić się na podstawowych, konkurencyjnych działaniach, usprawnić procesy i zaoszczędzić pieniądze. Ale każdy z tych obszarów ma pewne ważne zastrzeżenia:
- Ogranicz outsourcing do funkcji informatycznych i biznesowych, które nie są kluczowe dla działalności firmy lub nie zapewniają przewagi konkurencyjnej. Ogólnie rzecz biorąc, funkcje uznane za krytyczne w analizie wymagań biznesowych powinny pozostać w obrębie firmy. Uzupełnienie istniejącej bazy talentów w celu wdrożenia kluczowych strategii może przynieść korzyści, ale zazwyczaj najlepiej jest pozostawić je pod bezpośrednią kontrolą firmy.
- Należy dążyć do poprawy procesów, a nie tylko do utrzymania status quo. Należy unikać outsourcingu w celu rozwiązania pojedynczych problemów, a zamiast tego skupić się na usprawnieniu procesów. Innymi słowy, pod koniec zaangażowania należy prowadzić działalność lepiej, a nie dokładnie tak, jak się to robiło przed napotkaniem blokady. Problem polega na tym, że im lepsze są procesy przed rozpoczęciem, tym lepszy jest wynik. Dlatego warto ocenić proces w pełni na początku.
- Oszczędzaj pieniądze, ale nie pozwól, aby to było główną siłą napędową. W zależności od funkcji, które zlecasz na zewnątrz, możesz zaoszczędzić na kosztach operacyjnych, zlecając stronie trzeciej wykonanie niektórych prac w sposób bardziej ekonomiczny.Obszary takie jak Azja, Europa Wschodnia i Ameryka Południowa mają zwykle niższe stawki godzinowe niż Stany Zjednoczone. Zamiast tego, zlecaj na zewnątrz, gdy musisz wypełnić luki wśród obecnego personelu lub poprawić procesy, aby zapewnić poziom usług wyższy niż ten, który obecnie osiągasz.
Po zrozumieniu powodów, dla których warto zlecać usługi na zewnątrz, można zacząć myśleć o konkretnych możliwościach, które można zlecić na zewnątrz, aby umożliwić pracownikom skupienie się na pracy, która odróżnia firmę od konkurencji.
Zdolność do outsourcingu
Choć nie jest to wyczerpująca lista, wiele funkcji IT nadaje się do outsourcingu. Ponownie, celem jest zidentyfikowanie procesów, które nie są wyróżnikami konkurencji, takich jak:
- Dział pomocy lub wsparcia technicznego
- Wsparcie i utrzymanie aplikacji starszych systemów
- Modernizacja systemu (np. migracja istniejącego kodu na nowsze platformy technologiczne)
- Wprowadzanie danych
- Rutynowe zadania związane z infrastrukturą
- Funkcje back office (np. płace, księgowość, rozliczenia, HR)
- Monitoring mediów społecznościowych
- Usługi prawne
- Optymalizacja i bezpieczeństwo strony internetowej
- Digitalizacja dokumentów papierowych.
